De 3 frustraties van een leidinggevende directie assistent
01 januari
Delen:
Als coach begrijp ik dat jouw rol als leidinggevende directie assistent uitdagend kan zijn en dat je te maken kunt krijgen met bepaalde frustraties. Ik wil graag de drie veelvoorkomende frustraties benoemen die je mogelijk ervaart en je aanmoedigen om er effectief mee om te gaan:
Overweldigende werklast Als leidinggevende directie assistent ben je vaak verantwoordelijk voor een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. Je ondersteunt de directie bij hun dagelijkse taken en je geeft leiding aan een team of een secretariaat. Oh ja, en je hebt ook nog je eigen werk. Deze veelheid aan taken kan soms overweldigend worden en leiden tot stress en een gevoel van uitputting. Natuurlijk zijn er diverse timemanagementtechnieken. Daarnaast vind ik zelf de timemanagementmatrix van Stephen Covey erg handig, maar wat ik heel veel assistentes niet zie doen is het bespreekbaar maken van de werkdruk.
Uiteindelijk heb je als directie assistent een ondersteunende rol. En ik zie vaak genoeg dat assistentes zichzelf wegcijferen. Vanuit je rol is het soms lastig om aan de bel te trekken. Sommigen zien het als een zwaktebod. Sommigen denken dat hun manager zal zeggen dat we allemaal druk zijn. En sommigen zijn bang dat ze dan niet meer serieus genomen worden; door manager en eigen team. Maar eigenlijk weten zij dat niet zeker. Ik adviseer je het wel een keertje bespreekbaar te maken. Maar denk wel eerst na over mogelijke oplossingen. Als je het alleen meedeelt, kan je manager er niets mee.
Bedenk ook wat je kan delegeren aan je team of secretariaat. Moet jij echt alles zelf doen? Misschien vinden je teamleden het wel leuk om wat taken van je over te nemen die zij interessant vinden.
Veranderende prioriteiten De rol van een leidinggevende directie assistent is dynamisch en kan vaak veranderende prioriteiten met zich meebrengen. De directie kan nieuwe projecten initiëren, de strategie aanpassen of zich richten op urgente zaken, wat weer direct invloed heeft op jouw team en waardoor jouw eigen taken en prioriteiten verschuiven. Dit kan frustrerend zijn omdat het je planning en workflow beïnvloedt. Het is belangrijk om flexibel te blijven en je aan te passen aan deze veranderingen.
Communiceer regelmatig met je manager om duidelijkheid te krijgen over hun prioriteiten en werk nauw met hem/haar samen om je taken dienovereenkomstig aan te passen.
Gebrek aan erkenning Als leidinggevende directie assistent werk je vaak achter de schermen en de erkenning voor je bijdragen kan soms ontbreken. Je bent een essentieel onderdeel van het succes van de directie en de organisatie, maar deze bijdrage wordt mogelijk niet altijd voldoende erkend. Het is belangrijk om te onthouden dat je waarde toevoegt en dat je werk wordt gewaardeerd, zelfs als dit niet altijd expliciet wordt uitgesproken.
Daarom is het belangrijk dat je zo af en toe zelf realiseert dat je gewoon goed werk doet! Uiteindelijk kan jij je manager niet veranderen, alleen jezelf. Als jouw manager niet echt complimenteus is, kan je hem/haar daar niet toe dwingen. As if!! Maar je kan natuurlijk wel je successen delen met je team. En je kan ook zelf erkenning zoeken in je eigen prestaties. Het gaat dus om de wijze hoe je ermee omgaat.
Het is normaal om deze frustraties te ervaren, maar het is belangrijk om te onthouden dat je de controle hebt over hoe je ermee omgaat. Zoek naar manieren om je werklast te beheren, flexibel te zijn in het omgaan met veranderende prioriteiten en erkenning te vinden binnen je eigen prestaties. Je bent een waardevolle professional en ik geloof erin dat je deze uitdagingen met vlag en wimpel kunt overwinnen.