Frustratie fixen: hoe je afrekent met teamleden die de kantjes er vanaf lopen
01 januari
Delen:
Je bent een stoere dertiger en je hebt de verantwoordelijke rol van leidinggevend directie assistent op je genomen. Jij bent degene die ervoor moet zorgen dat het team goed draait en dat alles soepel verloopt. Maar keer op keer kom je een teamlid tegen dat gewoon niet goed presteert en de ene na de andere blunder maakt. En wie wordt er als eerste op aangesproken? Juist ja, jij! Je kunt je frustratie nauwelijks verbergen, want dit gedoe heeft direct invloed op jouw reputatie en professionele integriteit. Maar maak je geen zorgen! Het is tijd om je leiderschapskwaliteiten in te zetten en deze uitdaging aan te pakken, zodat het secretariaat uiteindelijk weer als een goed geoliede machine functioneert.
Open communicatie Ga voor open communicatie met het betrokken teamlid. Nodig haar uit voor een vertrouwelijk gesprek en bespreek concrete voorbeelden.
Ik weet nog dat toen ikzelf leiding gaf aan een secretariaat dat er eentje was die altijd (!) fouten maakte. Zij deed de personeelsadministratie en werkelijk elk mutatieformulier had wel een fout. Elke keer weer klachten uit de organisatie; ik werd er gek van. Toen ik dat met haar besprak, was ze eerst een beetje beledigd, maar toen vertelde ze dat ze gewoon niet rustig kon werken. Ze werd constant gestoord door collega’s. Dit durfde ze nooit kenbaar te maken, want ze wilde niet onaardig overkomen.
Sta dus open om naar haar kant van het verhaal te luisteren en eventuele zorgen of frustraties aan te horen. Het is belangrijk om een omgeving te creëren waarin zij zich vrij voelt om haar gedachten en gevoelens te delen.
En als laatste: houd ook rekening met je eigen rol. Heel veel directie assistentes die ik coach waren eerst onderdeel van het secretariaat. Diegene die de kantjes er vanaf liep, was dus een collega. En nu zijn ze leidinggevende. Die verandering in hiërarchie kan lastig zijn. Eerst had je als gelijke niets te zeggen over een ander en nu moet je leidinggeven aan diezelfde persoon. Dat is lastig voor jou, maar ook voor die ander.
Vind de root cause Check wat er aan de hand is. Probeer de mogelijke redenen achter dat gedrag te achterhalen. Soms ligt het aan persoonlijke problemen, een gebrek aan uitdaging of gewoon vage taken. Zoek die oorzaken en bedenk oplossingen. Misschien kan dat teamlid een toffe nieuwe training krijgen om haar skills te vergroten.
Wees glashelder Zorg ervoor dat je teamleden helemaal snappen wat er van ze verwacht wordt als het gaat om hun taken en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat ze allemaal op 1 lijn zitten, inclusief dat teamlid waar het om gaat. Zet heldere doelen en deadlines en maak ze SMART. Geef regelmatig feedback en complimenten voor behaalde resultaten. Wees superduidelijk over de werkethiek die je verwacht en laat zien hoe dat bijdraagt aan de sfeer en het succes van het hele team.
Monitoring en feedback Blijf regelmatig in contact met die ene persoon en natuurlijk ook met de andere teamleden om hun werk te checken. Denk niet dat als je een opdracht geeft, dat het dan ook daadwerkelijk goed wordt gedaan. Geef constructieve feedback over hun prestaties en benadruk de positieve aspecten van hun werk. Wees ook niet bang om op een respectvolle manier aan te geven waar ze kunnen verbeteren. Door regelmatig de vinger aan de pols te houden, kun je mogelijke problemen vroegtijdig signaleren en snel actie ondernemen.
De consequenties Als alle inspanningen niet helpen en het teamlid blijft de kantjes er vanaf lopen, dan moet je bereid zijn om consequenties te laten volgen. Dat kan variëren van het nog eens stevig aanspreken van het teamlid tot het nemen van meer formele maatregelen, zoals het instellen van een verbetertraject of andere disciplinaire acties. Wees duidelijk en consistent in je communicatie over de gevolgen. En houd daarnaast ook een dossier bij. Mocht het ooit tot een ontslag komen, dan is het handig dat er in elk verslag vermeld staat dat het ongewenste gedrag is besproken.
Als leidinggevend directie assistent is het jouw taak om een positieve en productieve werkomgeving te creëren. Door deze effectieve leiderschapstechnieken toe te passen, kun je teamleden die de kantjes er vanaf lopen begeleiden en motiveren En dat zal uiteindelijk bijdragen aan het succes van jouw top secretariaat.