Bel me: 06 23 03 10 90
Bel ons: 06 23 03 10 90
Heb je een secretariaat dat niet goed loopt?
Is er altijd wrevel en irritatie?
Worden er te veel fouten gemaakt of zijn deadlines niet gehaald?
Misschien spelen dan de volgende punten.
Onduidelijkheid over rollen
Op een secretariaat heb je een grote gevarieerdheid aan taken. Personeelsadministratie, kantoorbestellingen en soms zelfs aftersales. En naast al die werkzaamheden is het heel makkelijk om een extra vraag/taak bij ze neer te leggen. De werkdruk kan er dus best hoog liggen.
Daarnaast heeft een secretaresse een ondersteunende rol. Nee zeggen of zelfs aangeven dat een extra taak niet in de planning past, zal niet zo vaak uit de mond van een secretaresse komen.
Het komt misschien wat rigide over, maar taken vastleggen per persoon voorkomt veel heibel. Ten eerste; iedereen weet precies wat zij moet doen. Ten tweede voorkomt het een discussie van “Ik dacht dat jij dat zou doen”. En ten derde werkt het ook andersom. Het voorkomt dat iemand een taak oppakt wat niet de bedoeling was. Een ‘oei’ (Ongewenst Eigen Initiatief)
Een klein voorbeeld
Een paar maanden geleden werd er iemand aangenomen (ik noem effe geen namen) op een secretariaat. Die pakte direct een taak op die eigenlijk iemand anders al een tijdje deed. Ik noem haar Annie. Annie was een paar dagen vrij en merkt dus dat die nieuwe die taak op zich heeft genomen. Dat accepteert Annie niet. Zij neemt die taak weer terug. De nieuwe gaat direct klagen bij de leidinggevende. Tot de verbazing van Annie wordt zij erop aangesproken, niet die nieuwe dus. Iets heel kleins, maar toch
Annie heeft een paar nachten slecht geslapen
Zij gaat nu zwaar gedemotiveerd naar kantoor
De sfeer is direct naar het nulpunt gedaald
En die leidinggevende vond het allemaal maar wat gezeur.
Het is dus belangrijk dat iedereen weet wat er van haar verwacht wordt. Dat lijkt een inkoppertje, maar weten alle dames op jouw secretariaat wat zij precies per dag moeten doen? Heeft het secretariaat een heldere doelstelling? Hebben zij bijvoorbeeld ook de vrijheid om zelf hun werk te kunnen inrichten?
Onduidelijkheid in de communicatie.
Een goede sfeer is erg belangrijk op een secretariaat. Als iemand een leuke klus wil gaan doen, dan begint de zin altijd met: “Het maakt mij niets uit hoor, maar…” of “Ik zou dit wel willen doen, maar het maakt mij niets uit, hoor.”
Vreselijk onduidelijk dus. Want natuurlijk maakt het wel uit. Maar op een secretariaat is de relatie erg belangrijk, dus als er iemand bijvoorbeeld een event wil organiseren (toch wel de secretariële krent in de pap), dan wordt het niet geaccepteerd als diegene zegt: dat regel ik wel even. Dat moet eerst onderling kortgesloten worden.
En dan moet die irritatie uitgesproken worden. De discussie gaat dan al heel snel over “het ging mij om het principe” of “het was de manier waarop je het zei”. Het gaat eigenlijk nooit over de inhoud.
Een tweede punt is luisteren.
Het is onwijs moeilijk om te luisteren (en dat geldt niet alleen voor vrouwen). Als iemand wordt aangesproken, dan voelt dat vaak als een directe aanval. Jaren geleden was ik office manager en gaf ik leiding aan een team van 3 personen. Eentje kwam altijd 5 minuten te laat op werk. Dat ging na een tijdje irriteren. Ik sprak haar erop aan. Het eerste wat zij deed was smoesjes verzinnen. Het zijn maar 5 minuten, er was file, gisteren was ik maar 2 minuten te laat.
Zij was dus alleen bezig met zich te verdedigen en ik sprak over regels op kantoor. We spraken allebei Nederlands, maar we hebben elkaar niet begrepen. Althans eentje dan.
Onduidelijkheid over ongeschreven regels
Enkele voorbeelden:
Als je ’s ochtends bij een balie komt en je hoort: “Wij zeggen hier altijd goedemorgen”
Als je om 10.00 uur bij het secretariaat komt met een spoedklus: “Wij hebben hier altijd om 10.00 uur koffiepauze”
Als een simpel briefje niet dezelfde dag is afgehandeld en je denkt: “Het is toch logisch dat je je werk nog even afmaakt ook al is het 17.00 uur”
Deze regels zijn nergens beschreven en toch zorgen ze voor een hoop irritatie.
Begrijp me niet verkeerd. Ik wil niet de indruk wekken dat wij vrouwen vreemde wezens zijn. Maar er is nu eenmaal een andere aanpak nodig bij de aansturing van vrouwen. De sfeer is erg belangrijk en wordt er veel tijd en energie geïnvesteerd in een goede onderlinge verstandhouding. Iets om in het achterhoofd te houden bij de aansturing