Effectief mailen

Bel me: 06 23 03 10 90

Bel ons: 06 23 03 10 90

Effectief mailen

Wat is het je waard, als het aantal e-mail per dag met 25% zou dalen?
Stel je hebt een team van 15 man die 2 uur per dag kwijt zijn aan e-mails. En stel dat hun uurloon 100,= is.
Rekent u even mee?
€ 100,= / uur is € 1.67 per minuut. Een daling van 25% op 2 uur is dus een halfuur. 30 minuten x € 1.67 = € 50,= per dag x 15 man = € 750,= per dag. Op basis van 20 werkdagen levert dat dus € 15.000,= op

Natuurlijk heeft de komst van e-mail het bedrijfsleven enorm verrijkt, het is 99% betrouwbaar en al onze klanten hebben een e-mail en daarmee is het een onmisbaar communicatiemiddel geworden in kantoor en dagelijks leven.

Maar wat als je 60 – 80 mails per dag ontvangt? Wat als je gemiddeld 4 uur per dag zit te mailen? Kan je dan je andere taken nog afhandelen? Ben je het niet zat om constant achter de feiten aan te lopen? En hoe fijn zou het zijn, als je ’s avonds op de bank geen behoefte hebt om je mail te checken?

Met andere woorden, wat is effectief e-mailen je waard?

Zelf had ik ook last van de enorme hoeveelheid mails die ik per dag ontving. Ik zag dat anderen daar ook last van hadden en daarom heb ik een methode ontwikkeld. Deze methode heb ik verwerkt in de training: “Effectief Mailen”.

De training “Effectief Mailen” bestaat uit 3 onderdelen.

1e onderdeel: de voorbereiding

Voorafgaand aan de trainingsdag, zal ik een voorbereidend gesprek inplannen met de aanvrager. Tijdens dit gesprek kunnen we samen enkele nuances en accenten aanbrengen in de training. Als de deelnemers bijvoorbeeld allemaal directiesecretaresses zijn, dan hoef ik minder aandacht te besteden aan globale grammaticale kennis. Of als de deelnemers een aantal technici zijn, dan krijgt misschien het opstellen van leesbare teksten (voor de klant) extra aandacht.

2e onderdeel: de trainingsdag zelf

Deze training duurt van 9.00 – 16.00 uur

De ochtend
Tijd: 9.00 – 10.30 uur

In het ochtendgedeelte gaan we eerst aan de slag met persoonlijke effectiviteit. Hiervoor krijgen de deelnemers een week van tevoren een huiswerkopdracht die tijdens de training verder behandeld wordt. Daarnaast krijgen de deelnemers inzicht in hoe zij hun werk effectiever kunnen indelen, en er komen natuurlijk handige tips & tricks aan bod waar zij hun voordeel mee kunnen doen.

10.30 – 12.30 uur
Gedurende de rest van de ochtend komt de nadruk te liggen op intern e-mailverkeer.

Onderwerpen die we dan gaan behandelen:
• de etiquette / gedragsregels die gelden bij e-mail verkeer;
• het vermijden van teveel emotie in een e-mail;
• wanneer je niet een e-mail verstuurd;
• de opbouw en opmaak van een mail.

 “Wij vonden dit een prima training. We merkten de volgende dag al dat er minder e-mails werden gestuurd.”

De middag
De middag is bestemd voor medewerkers die vooral met externen mailen zoals klanten.

De onderwerpen die ik ga behandelen zijn:
• de etiquette / gedragsregels die gelden bij e-mail verkeer;
• de opbouw en opmaak van een e-mail zoals een offerte of klacht;
• commerciële correspondentie inclusief openingszinnen en slotalinea’s.

Na afloop van de training ontvangen de deelnemers per mail een Word document met daarin een aantal standaardzinnen. Dit stelt hen in staat een zin te knippen en te plakken, zodat zij sneller kunnen werken (ze hoeven het immers niet steeds zelf te typen) en de kans op typefouten wordt vermeden.

 “Wij kunnen deze training aan iedereen aanbevelen die van de frustraties rond e-mailverkeer af wil.”

3e onderdeel: de wrap up

Na ongeveer 2 weken zal ik contact met je opnemen. Samen onderzoeken wij dan in welke mate er nog vragen en/of zaken zijn waar de deelnemers tegenaan lopen. Of wil iemand misschien nog extra informatie ontvangen over een bepaald onderdeel van het programma? Het kan allemaal besproken worden tijdens de wrap-up.

De prijs voor deze training bedraagt € 1.400,= excl. zaalhuur
Heb je interesse? Geef me dan even een belletje: 06 2303 1090.

 


Waarom On Top?

  • Ruime ervaring

    Met mijn jarenlange ervaring ken ik het klappen van de zweep en ben ik in staat jou te helpen om je doelen te halen.

  • Theoretische kennis

    Heleen is een gediplomeerd NLP Practitioner, NLP Master Practitioner, NLP Mental Health Coach en Strategisch Coach.

  • Open & rechtdoorzee

    Ik neem geen blad voor de mond en bied waar nodig mijn oprechte, professionele mening en adviezen.

  • Resultaatgericht

    Heleen helpt je met een concreet actieplan, zodat jij het cirkeltje kan doorbreken waarin je nu loopt.